Rekrutacja i wdrożenie nowych osób w prace organizacji może stanowić duże wyzwanie. W realizacji naszego projektu poza koordynatorką projektu brało udział 20 pracowników honorowych, z czego prawie ¾ było zupełnie nowych w organizacji i dołączyło do zespołu w wyniku rekrutacji przeprowadzonej na przełomie sierpnia i września. Po raz pierwszy do IGO dołączyło tak dużo nowych pracowników i pracowniczek honorowych.

Zastanawialiśmy się, jakich trudności możemy się spodziewać i jak je rozwiązywać. Rozważaliśmy w jaki sposób możliwie najpłynniej i „bezboleśnie” wprowadzić nowe osoby w działalność organizacji.

Pierwsza wersja naszego modelu wolontariatu, zawierała następujące elementy:

• rekrutacja: wypełnienie kwestionariusza, rozmowa rekrutacyjna/spotkanie zapoznawcze – określenie motywacji, umiejętności, wzajemnych oczekiwań i możliwości ich spełnienia

• warsztat integracyjny

• szkolenie merytoryczne

• podpisanie umowy wolontariackiej (kiedy to możliwe również umowy na zadanie) – ustalenie roli i zadań dla nowej osoby

• stworzenie zespołów oraz grupek akcyjnych odpowiedzialnych za organizację akcji lokalnych, oraz inne działania, takie jak: nakręcenie filmu, wypracowywanie kryteriów jakości w edukacji rozwojowej, bierzące wsparcie w realizacji i monitoring projektu,

• konsultacje indywidualne oraz grupowe – dalsze wsparcie i nauka:

  • indywidualne spotkania coachingowe – mające na celu pomoc w znalezieniu swojego miejsca w IGO poprzez wskazywanie możliwości zaangażowania się w różne obszary działań organizacji i wypracowywanie Indywidualnego Programu Pracy Honorowej

  • spotkania szkoleniowe – rozwijające zainteresowania i pogłębiające wiedzę

  • spotkania wspierające działania grupowe – akcje lokalne oraz kręcenie filmu

• wypracowanie i podpisanie Indywidualnych Programów Pracy Honorowej

• stałe wsparcie ze strony koordynatora wolontariatu oraz innych członków organizacji

• cykliczne podsumowania i ewaluacja, czyli wyciąganie wniosków, które mają posłużyć do ulepszania oferty i poprawy jakości współpracy z wolontariuszami, a także wskazywanie i usuwanie barier utrudniających włączanie się w działania organizacji. Podsumowanie powinno wystąpić po każdej przeprowadzonej akcji lub zakończonym działaniu, aby wskazać jego silne i słabe strony, oraz uniknąć popełniania tych samych błędów w przyszłości. Ważne są również indywidualne podsumowania, dzięki którym pracownicy i pracowniczki honorowe otrzymują informację zwrotną na temat realizacji powierzanych im zadań.

Nasz model postanowiliśmy skonfrontować z opinią naszych wolontariuszy, których poprosiliśmy o odpowiedź na pytanie jak wyobrażają sobie idealny proces włączania nowych osób do organizacji. Poniżej dwie przykładowe odpowiedzi, które otrzymaliśmy.